סדר וארגון הם חלק בלתי נפרד מכל כנס, לכן כבר בשלב הרישום לכנס חשוב לוודא שהכל עובד כמו שצריך. נושא רישום לכנסים יכול בימינו להיעשות באופן דיגיטלי וחכם, תוך שימוש באמצעים ממוחשבים בשילוב פתרונות פיזיים שיכולים להקל על כל ההליך של הרישום. בהקמת עמדות רישום בכנסים בהן עובדות דיילות, במקביל ליצירת אביזרי זיהוי למשתתפים בכנס וביצוע הרישום של כולם בתוכנה ייעודית, נוצרים התנאים לקיום מוצלח של הכנס יחד עם וידוא הגעה אופטימלי.
החשיבות של עמדות רישום לכנסים מוצלחים
מה עושה כנס למוצלח? האם זה המיקום? הכיבוד המוגש במקום? איכות ההרצאות המועברות, או אולי רמת הגימור של הכיסאות עליהם יושבים האורחים? נראה כי לשביעות הרצון של מי שמגיע לכנס, מכל סוג שהוא, יש חלק ניכר בהגדרתו כהצלחה. אבל הרבה לפני כן, עוד בשלב של רישום לכנסים, כבר מתחיל התהליך האמיתי ולכן על מארגני הכנס לדאוג ששלב זה יעבור בצורה חלקה. אופן הרישום לכנס צריך להיות כמה שיותר נוח למוזמנים, תוך יעילות מקסימלית ומניעת תורים. כאשר מדובר בכנסים המוניים במיוחד, ריבוי עמדות רישום הינו עניין קריטי שיכול למנוע לא מעט עוגמת נפש.
מה צריכה להכיל עמדת הרישום וכיצד ניתן להקל על ביצועו?
חשוב מאוד לשלב בין מענה אנושי לבין יכולות טכנולוגיות. הרעיון הוא להעניק מקסימום של שירות למשתתפים כבר בשלב של רישום לכנסים ועוד לפני שהם נכנסים לאולם או לחדר שבו הם יתחילו את לוח הזמנים המתוכנן. כאשר דיילות בעלות תודעת שירות גבוהה מקבלות את פני הנכנסים, כאשר המשתתפים מקבלים תגי שם ומאגר השמות עצמו נמצא במערכת ממוחשבת וחכמה – קל יותר לעקוב אחרי הרישום לכנס ואחוזי המשתתפים מתוך המוזמנים. בצורה כזו ניתן להעביר מידע חשוב לכולם תוך הפצת האינפורמציה בצורה היעילה והנוחה ביותר. מתן תחושה של שייכות זה הנושא המרכזי שעליו יש לשים דגש, במיוחד כאשר מדובר בכנס מקצועי שבו מצד אחד לא קיימת היכרות מקדימה ומצד שני – יש לעודד היווצרות של קשרים עסקיים. הקפדה על רמה גבוהה בכל הפרטים הקטנים, תוביל להפקה של כנס מוצלח במיוחד.
